Koppeling · SnelStart
Orders uit de mailbox naar SnelStart
SnelStart doet je boekhouding en je facturen. De orders die klanten mailen, typt iemand er nog met de hand in, vaak dezelfde persoon die ook de telefoon opneemt.
Goodtomeet bouwt een koppeling die orders uit je mailbox leest en ze als verkooporder in SnelStart zet, via de B2B-API van SnelStart. Een losse koppeling begint bij €3.500, volledige orderverwerking kost €11.000 tot €15.000.
Het probleem
Waarom het bij de mail blijft hangen
De webshop gaat vanzelf, de mail niet
Voor webshops heeft SnelStart kant-en-klare koppelingen. Een order die als pdf in je mailbox staat, moet iemand zelf overnemen.
Elke klant bestelt anders
De vaste klant stuurt elke week dezelfde Excel, een nieuwe klant zet drie regels in de mail. Voor SnelStart is het allebei handwerk.
Het kost meer tijd dan je denkt
Acht tot vijftien minuten per order. Bij twintig orders per dag is dat een halve werkdag, elke dag weer.
De oplossing
Wat we dan bouwen
- De mailbox uitlezen
Outlook, Microsoft 365 of Gmail, ook een gedeelde postbus. De mail blijft staan waar hij staat. - De order eruit halen
Klant, artikelen, aantallen en leverdatum. Uit de bijlage of uit de mail zelf. - Naast je relaties en artikelen leggen
We lezen je relaties en artikelen uit SnelStart. Een order op een klant die niet bestaat, komt er niet in. - Als verkooporder in SnelStart zetten
Via de B2B-API van SnelStart. De factuur maak je daarna zelf vanuit de order, zoals je nu ook doet. Zo wil SnelStart het, en zo houd jij de laatste controle. - Twijfel gaat naar een mens
Met de reden erbij.
Wat het kost
Eén koppeling tussen twee systemen begint bij €3.500 en staat er in twee tot drie weken. Lees je ook vrije mail en pdf's uit, dan zit je op volledige orderverwerking: €11.000 tot €15.000.
Wij bouwen in stukken die los van elkaar draaien. Na het eerste deel staat er iets dat gebruikt wordt, en jij beslist of het volgende deel er komt.
Eerst kijken
Welk SnelStart-pakket heb je?
SnelStart heeft meerdere pakketten, en orders zitten niet in allemaal. Dit moet kloppen voordat we iets bouwen:
- Een pakket met orderbeheer
Volgens de vergelijking van SnelStart zit dat in inZicht, inControle en inHandel. Heb je een kleiner pakket, dan kijken we eerst of orders daarin mogelijk zijn. - Een koppelsleutel van jullie kant
Die maak je zelf aan in SnelStart Web, onder Koppelingen en dan Maatwerk. Daarmee krijgt de koppeling toegang tot jullie administratie. Je kunt de sleutel ook weer verwijderen. - Je artikelen staan in SnelStart
De koppeling herkent artikelen aan je artikelcodes. Factureer je nu met losse tekstregels, dan zetten we eerst je artikelen in SnelStart.
Klopt een van deze dingen niet, dan hoor je dat voordat er een offerte ligt. Soms is een ander SnelStart-pakket de goedkoopste weg, en dan zeggen we dat ook.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Werkt dit met elk SnelStart-pakket?
Nee, alleen met een pakket waar orderbeheer in zit. Volgens SnelStart zijn dat inZicht, inControle en inHandel. Met een kleiner pakket kijken we eerst samen wat er kan.
Maakt de koppeling ook de factuur?
Nee. Hij zet de verkooporder klaar, en de factuur maak je zelf vanuit die order in SnelStart. Zo kijkt iemand van jullie nog één keer naar wat er de deur uitgaat.
Hebben jullie onze inlog van SnelStart nodig?
Nee. Jullie maken een koppelsleutel aan in SnelStart Web. Die geeft toegang tot jullie administratie, en je kunt hem verwijderen wanneer je wilt.
We mailen met Gmail, niet met Outlook. Maakt dat uit?
Nee. De koppeling leest Gmail net zo goed als Outlook of Microsoft 365.
Wat als een klant iets bestelt dat niet in SnelStart staat?
Dan komt de order er niet in. Hij blijft staan voor iemand die hem nakijkt, met erbij welk artikel niet gevonden werd.
Is dit niet te groot voor een bedrijf als het onze?
Dat rekenen we eerst uit. Bij tien orders per dag ben je al snel anderhalf uur per dag kwijt aan overtypen. Levert de koppeling in twee jaar minder op dan hij kost, dan raden we hem af.
Wat kost zo'n koppeling?
Eén koppeling tussen twee systemen begint bij €3.500 en staat er in twee tot drie weken. Lees je ook vrije mail en pdf's uit, dan zit je op volledige orderverwerking: €11.000 tot €15.000.
Verder
Werk je hier ook mee?
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.