Procesautomatisering
Bedrijfsprocessen automatiseren
Bijna elk mkb-bedrijf heeft een paar klussen die elke dag terugkomen en die niemand leuk vindt: orders overtypen, werkbonnen uitwerken, de planning bijwerken, facturen narekenen. Daar begin je, met één vraag: welke van die klussen kost je het meeste?
Bedrijfsprocessen automatiseren begint met meten: hoe vaak komt een klus voor, hoeveel minuten kost hij en wat kost een fout. Automatiseer eerst wat vaak voorkomt, voorspelbaar is en nu tussen twee systemen wordt overgetypt. Goodtomeet meet dat eerst en bouwt daarna in stukken van €3.500 tot €15.000.
Waar begin je
Welke processen je als eerste automatiseert
Vier vragen. Een klus die op alle vier ja scoort, staat bovenaan de lijst.
Komt het elke dag terug?
Een klus van tien minuten die twintig keer per dag gebeurt, is ruim drie uur per dag. Een klus van een uur die één keer per maand gebeurt, laat je beter staan.
Gaat het steeds ongeveer hetzelfde?
Een order inlezen, een beurt inplannen, een weekstaat verwerken: dat volgt vaste regels. Werk waar elke keer een ander besluit bij hoort, blijft mensenwerk.
Wordt er iets overgetypt?
Gegevens die al ergens staan en met de hand in een tweede systeem gaan, zijn de makkelijkste winst. Daarvoor is een koppeling genoeg, je pakket kan blijven staan.
Kost een fout geld?
Een verkeerd aantal op een order, een gemiste onderhoudsbeurt, een uur dat nooit gefactureerd wordt. Hoe duurder de fout, hoe eerder het loont.
Voorbeelden
Processen die we het vaakst tegenkomen
- Orders uit de mail
Klanten mailen een pdf of een Excel, en iemand typt het over. Daarvoor bouwen we koppelingen met Exact Online, AFAS, SnelStart en Reflex 3000. - Uren en weekstaten
Uren die per week in een Excel komen en pas bij de nacalculatie kloppen. Zie weekstaten in de gww en projectadministratie. - Onderhoud en contracten
Beurten die in iemands agenda staan en keuringen met een wettelijke termijn. Zie onderhoudscontract software. - Planning
Een planbord op een whiteboard, of een Excel die maar één persoon snapt. Zie personeelsplanning software.
Rekenen
Hoe je uitrekent of het loont
Automatiseren loont als het huidige werk per jaar meer kost dan de bouw en het onderhoud samen. Dat reken je uit met drie getallen: hoe vaak de klus voorkomt, hoeveel minuten hij kost en wat een uur kost inclusief werkgeverslasten.
Tel de fouten ook mee. Een order die verkeerd wordt uitgeleverd, kost een retour, een extra rit en soms een klant.
Een voorbeeld
Drie mensen op kantoor zijn samen 20 uur per week bezig met overtypen, zoeken en narekenen. Bij €42 per uur inclusief werkgeverslasten kost dat €38.640 per jaar.
Automatiseer je daar 70% van weg, dan bespaar je €27.048 per jaar. Een bouw van €9.500 is dan in ruim vier maanden terugverdiend.
Aanpak
Zo pakken we het aan
1. Meten
We lopen mee waar het werk gebeurt en schrijven op wie wat doet, hoe vaak en hoeveel minuten. Binnen twee weken staat er een getal onder.
2. Kiezen
Soms is een bestaand pakket genoeg, soms een koppeling tussen twee systemen die je al hebt. Pas als die twee niet passen, bouwen we iets nieuws.
3. Bouwen in stukken
Elk stuk kost tussen €3.500 en €15.000 en staat er in twee tot zeven weken. Na het eerste stuk wordt er al mee gewerkt, en jij beslist of het volgende er komt.
4. Twijfel naar een mens
Wat het systeem niet zeker weet, gaat met de reden erbij naar iemand van jullie. Het handwerk verdwijnt, het overzicht blijft bij jullie.
AI
Met AI of zonder?
Een groot deel van het automatiseren heeft geen AI nodig. Een weekstaat verwerken of een beurt inplannen volgt vaste regels, en dan zijn vaste regels betrouwbaarder en goedkoper.
AI helpt waar de invoer rommelig is: een order die iemand in eigen woorden in een mail zet, een pdf met een indeling die je nog niet kent, een storingsmelding die in de juiste categorie moet. Daar leest AI mee, en bij twijfel beslist een mens.
Eerlijk
Wanneer je het beter laat
- Het proces verandert elke maand
Dan automatiseer je iets wat volgend kwartaal anders gaat. Laat het proces eerst landen. - Het gebeurt een paar keer per maand
Dan kost de bouw meer dan hij ooit oplevert. - Een standaardpakket doet het al
Dan is een abonnement goedkoper dan iets laten bouwen. Dat zeggen we je ook. - De gegevens kloppen niet
Automatiseren op rommelige gegevens levert alleen sneller rommel op. Dan beginnen we met opschonen.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Wat kost het om bedrijfsprocessen te automatiseren?
Wij bouwen in stukken van €3.500 tot €15.000. Een losse koppeling tussen twee systemen zit aan de onderkant, volledige orderverwerking of een klantportaal aan de bovenkant. Vooraf meten we wat het huidige proces per jaar kost, zodat je weet of het loont.
Welk proces automatiseer je als eerste?
Het proces dat elke dag terugkomt, steeds ongeveer hetzelfde gaat en waarbij gegevens worden overgetypt. Tel hoeveel minuten het per dag kost en vermenigvuldig dat met wat een uur kost. Het hoogste bedrag gaat eerst.
Moeten we ons huidige pakket vervangen?
Meestal niet. Het grootste deel van het automatiseren zit in koppelingen tussen systemen die je al hebt, zoals Exact Online, AFAS of SnelStart.
Hoe lang duurt het?
De meting duurt ongeveer twee weken. Daarna kost elk stuk twee tot zeven weken bouwen, en het eerste stuk wordt al gebruikt voordat het volgende begint.
Hebben we er AI voor nodig?
Niet altijd. Vaste stappen gaan met vaste regels betrouwbaarder. AI zetten we in waar de invoer rommelig is, zoals vrije tekst in een mail of een pdf die elke klant anders opmaakt.
Wat als het systeem een fout maakt?
Alles wat het systeem niet zeker weet, gaat met de reden erbij naar een mens. Er wordt niet stilletjes gegokt, dus een twijfelgeval zie je altijd terug.
Is dit ook iets voor een klein bedrijf?
Vanaf ongeveer tien medewerkers is er meestal genoeg herhaling om het te laten lonen. Voor zzp'ers werken we niet; daar is een standaardpakket bijna altijd de betere keuze.
Verder
Lees ook
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.