Procesautomatisering
Bedrijfsprocessen automatiseren
In bijna elk bedrijf komen klussen elke dag terug die niemand leuk vindt: een offerte in elkaar zetten, uren overtypen uit een Excel, de planning bijwerken, facturen narekenen. Wie dat werk doet, weet meestal precies waar de tijd blijft. Daar begin je, met één vraag: welke van die klussen kost het meeste?
Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat software een klus overneemt die nu met de hand gebeurt, zoals gegevens overtypen, offertes opstellen of uren verwerken. Begin met meten: hoe vaak komt de klus voor, hoeveel minuten kost hij en wat kost een fout. Automatiseer eerst wat vaak voorkomt, voorspelbaar is en nu tussen twee systemen wordt overgetypt. Goodtomeet meet dat eerst en bouwt daarna in stukken van €3.500 tot €15.000.
Waar begin je
Processen automatiseren: waar begin je?
Vier vragen. Een klus die op alle vier ja scoort, staat bovenaan de lijst.
Komt het elke dag terug?
Een klus van tien minuten die twintig keer per dag gebeurt, is ruim drie uur per dag. Een klus van een uur die één keer per maand gebeurt, laat je beter staan.
Gaat het steeds ongeveer hetzelfde?
Een beurt inplannen, een weekstaat verwerken, een factuur boeken: dat volgt vaste regels. Werk waar elke keer een ander besluit bij hoort, blijft mensenwerk.
Wordt er iets overgetypt?
Gegevens die al ergens staan en met de hand in een tweede systeem gaan, zijn de makkelijkste winst. Daarvoor is een koppeling genoeg, je pakket kan blijven staan.
Kost een fout geld?
Een uur dat nooit gefactureerd wordt, een gemiste onderhoudsbeurt, een verkeerd aantal op een levering. Hoe duurder de fout, hoe eerder het loont.
Doe je zelf zo'n klus? Houd dan een week bij hoe vaak hij voorkomt en hoeveel minuten je eraan kwijt bent. Met die twee getallen laat je je leidinggevende zien wat het kost. Dat overtuigt meer dan zeggen dat het werk vervelend is.
Voorbeelden
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Twaalf klussen die we het vaakst tegenkomen, per afdeling. Bij elke klus staat wat er nu gebeurt en wat er na het automatiseren overblijft.
Verkoop
Offertes maken
Een verkoper zoekt prijzen op, kopieert een oude offerte en past de regels aan. Dat kost vaak drie kwartier per offerte. Met een sjabloon dat prijzen en voorwaarden zelf ophaalt, controleer je alleen nog.
Offertes opvolgen
Een offerte die na een week nog openstaat, raakt makkelijk uit beeld. Een herinnering in het CRM, met een mail die al klaarstaat, zorgt dat elke klant een tweede bericht krijgt.
Administratie
Inkoopfacturen boeken
Facturen komen als pdf binnen en iemand tikt bedrag, datum en grootboek over. Exact Online, Moneybird en SnelStart kunnen een pdf zelf inlezen. Wat afwijkt, gaat naar een mens.
Betalingen herinneren
Een herinnering voor een factuur die over de termijn is, gaat vaak pas weg als er tijd is. Dat kan het pakket elke dag zelf, met een vaste tekst en een tweede herinnering een week later.
Planning en uitvoering
De planning bijwerken
Een planbord op een whiteboard of een Excel die maar één persoon snapt. Meldt iemand zich ziek, dan belt die persoon iedereen af. Een planning die beschikbaarheid en vaardigheden kent, stelt zelf een nieuwe indeling voor. Zie personeelsplanning software.
Werkbonnen en uren
Monteurs schrijven uren op papier, en op kantoor gaan ze met de hand in de nacalculatie. Een digitale werkbon die meteen in de projectadministratie staat, scheelt dat overtypen.
Inkoop en voorraad
Bestellen bij leveranciers
Iemand loopt de voorraad na en mailt de bestellingen. Met een minimumvoorraad per artikel staat de bestelling klaar en hoeft iemand hem alleen goed te keuren.
Orders van klanten
Klanten mailen een pdf of een Excel, en iemand typt het over. Een koppeling leest de order in, zet hem in AFAS, Exact Online of SnelStart en legt twijfelgevallen voor.
Personeel
Nieuwe collega's inwerken
Accounts aanmaken, kleding bestellen, een rooster maken: bij elke nieuwe collega hoort een lijstje dat iemand uit zijn hoofd afwerkt. Een vaste checklist die de taken uitzet, vergeet niets.
Verlof en ziekmeldingen
Een appje aan de planner, die het daarna in de planning en de salarisadministratie bijwerkt. Een formulier dat meteen op beide plekken staat, doet dat één keer. Zie de koppeling met Loket.
Klantenservice
Dezelfde vragen beantwoorden
Waar is mijn levering, wanneer komt de monteur: zulke vragen komen elke week tientallen keren binnen. Een AI-assistent die in jullie eigen gegevens kijkt, zet een antwoord klaar dat een collega met één klik verstuurt.
Storingen en meldingen
Een melding komt per mail, telefoon of WhatsApp binnen, en iemand zet hem in het juiste systeem. Een vast formulier, of AI die de mail leest en een categorie kiest, legt hem meteen op de goede plek. Zie onderhoudscontract software.
Rekenen
Hoe je uitrekent of het loont
Automatiseren loont als het huidige werk per jaar meer kost dan de bouw en het onderhoud samen. Dat reken je uit met drie getallen: hoe vaak de klus voorkomt, hoeveel minuten hij kost en wat een uur kost inclusief werkgeverslasten.
Tel de fouten ook mee. Een levering met een verkeerd aantal kost een retour, een extra rit en soms een klant.
Tijd is het makkelijkst te tellen, maar het is vaak niet het enige. Een klant die dezelfde dag een offerte heeft, kiest vaker voor jou. Een klus die nu maar één collega kan, ligt niet meer stil als die op vakantie is. En wie geen getallen meer overtypt, houdt tijd over voor werk waar wel iets bij te bedenken valt.
Een voorbeeld
Drie mensen op kantoor zijn samen 20 uur per week bezig met overtypen, zoeken en narekenen. Bij €42 per uur inclusief werkgeverslasten kost dat €38.640 per jaar.
Automatiseer je daar 70% van weg, dan bespaar je €27.048 per jaar. Een bouw van €9.500 is dan in ruim vier maanden terugverdiend.
Aanpak
Zo pakken we het aan
1. Meten
We brengen samen met de mensen die het werk doen in kaart wie wat doet, hoe vaak en hoeveel minuten. Daarna staat er een getal onder.
2. Kiezen
Soms is een bestaand pakket genoeg, soms een koppeling tussen twee systemen die je al hebt. Pas als die twee niet passen, bouwen we iets nieuws.
3. Bouwen in stukken
Elk stuk kost tussen €3.500 en €15.000. Hoe snel het er staat, hangt af van wat er nodig is. Na het eerste stuk wordt er al mee gewerkt, en jij beslist of het volgende er komt.
4. Twijfel naar een mens
Wat het systeem niet zeker weet, gaat met de reden erbij naar iemand van jullie. Het handwerk verdwijnt, het overzicht blijft bij jullie.
Tools
Welke tool past bij welk proces?
Een groot deel van het automatiseren lukt met wat je al hebt. Begin daar, en laat pas iets bouwen als het niet anders kan.
| Oplossing | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| Wat je pakket al kan | Terugkerende facturen, betalingsherinneringen, een bankkoppeling, pdf's laten inlezen in de boekhouding | Veel van zulke functies staan standaard uit. Vraag je leverancier wat er in je abonnement zit. |
| Koppeltools zoals Zapier, Make of Power Automate | Eenvoudige stappen tussen bekende apps, zoals een formulier dat een regel in je CRM zet | Je betaalt per maand, vaak ook per aantal stappen. Bij veel uitzonderingen wordt het snel onoverzichtelijk, en meestal weet maar één persoon hoe het in elkaar zit. |
| Een koppeling op maat | Gegevens die met eigen regels tussen twee pakketten moeten, zoals webshoporders naar de boekhouding | Werkt via de API van het pakket. Wat kan, verschilt per pakket: zie de koppelingen per pakket. |
| Maatwerk software | Werk dat in geen pakket past, zoals een eigen planbord of een klantportaal | Duurder om te bouwen en het heeft onderhoud nodig. Het loont als het proces vaak terugkomt. Zie wat we bouwen. |
| AI | Invoer die elke keer anders is: vrije tekst in een mail, een pdf zonder vaste indeling | Bij twijfel kijkt een mens mee. Hieronder staat wanneer het nodig is. |
Met AI of zonder?
Een groot deel van het automatiseren heeft geen AI nodig. Een weekstaat verwerken of een beurt inplannen volgt vaste regels, en dan zijn vaste regels betrouwbaarder en goedkoper.
AI helpt waar de invoer rommelig is: een order die iemand in eigen woorden in een mail zet, een pdf met een indeling die je nog niet kent, een storingsmelding die in de juiste categorie moet. Daar leest AI mee, en bij twijfel beslist een mens.
Eerlijk
Wanneer je het beter laat
- Het proces verandert elke maand
Dan automatiseer je iets wat volgend kwartaal anders gaat. Laat het proces eerst landen. - Het gebeurt een paar keer per maand
Dan kost de bouw meer dan hij ooit oplevert. - Een standaardpakket doet het al
Dan is een abonnement goedkoper dan iets laten bouwen. Dat zeggen we je ook. - De gegevens kloppen niet
Automatiseren op rommelige gegevens levert alleen sneller rommel op. Dan beginnen we met opschonen.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Wat kost het om bedrijfsprocessen te automatiseren?
Wij bouwen in stukken van €3.500 tot €15.000. Een losse koppeling tussen twee systemen zit aan de onderkant, volledige orderverwerking of een klantportaal aan de bovenkant. Vooraf meten we wat het huidige proces per jaar kost, zodat je weet of het loont.
Welk proces automatiseer je als eerste?
Het proces dat elke dag terugkomt, steeds ongeveer hetzelfde gaat en waarbij gegevens worden overgetypt. Tel hoeveel minuten het per dag kost en vermenigvuldig dat met wat een uur kost. Het hoogste bedrag gaat eerst.
Moeten we ons huidige pakket vervangen?
Meestal niet. Het grootste deel van het automatiseren zit in koppelingen tussen systemen die je al hebt, zoals Exact Online, AFAS of SnelStart.
Wat is het verschil tussen digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren is werk van papier naar een scherm halen, zoals een werkbon in een app in plaats van op papier. Automatiseren gaat een stap verder: dan doet de software de klus zelf, bijvoorbeeld de uren van die werkbon meteen in de nacalculatie zetten. Meestal heb je het eerste nodig voordat het tweede kan.
Kunnen we het eerst zelf proberen met Zapier of Power Automate?
Ja, voor eenvoudige stappen tussen bekende apps is dat een goede start. Schrijf op wat je bouwt en wie het snapt. Loopt het vast op uitzonderingen, of wordt het een kluwen van losse stappen, dan is een koppeling op maat vaak goedkoper in onderhoud.
Hoe lang duurt het?
Hoe lang de meting duurt, hangt af van de situatie. Daarna bouwen we stuk voor stuk, zo snel als de situatie toelaat, en het eerste stuk wordt al gebruikt voordat het volgende begint.
Hebben we er AI voor nodig?
Niet altijd. Vaste stappen gaan met vaste regels betrouwbaarder. AI zetten we in waar de invoer rommelig is, zoals vrije tekst in een mail of een pdf die elke klant anders opmaakt.
Wat als het systeem een fout maakt?
Alles wat het systeem niet zeker weet, gaat met de reden erbij naar een mens. Er wordt niet stilletjes gegokt, dus een twijfelgeval zie je altijd terug.
Is dit ook iets voor een klein bedrijf?
Ja. In een klein bedrijf valt het juist op als één collega elke dag een uur kwijt is aan overtypen. We rekenen het vooraf uit. Komt er te weinig terug, dan zeggen we dat, en vaak is een functie in je huidige pakket dan genoeg.
Verder
Lees ook
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.
Bekijk wat AI voor jou kan doen
Een half uur met Marc over hoe het werk bij jullie loopt. Je gaat weg met een eerlijk antwoord en een eerste idee van wat het oplevert. Zonder voorbereiding, zonder verplichting.
Marc de MunnikOprichter van Goodtomeet