Koppeling · Reflex 3000
Orders uit de mailbox naar Reflex 3000
De orders komen binnen op een centrale mailbox. De een stuurt een pdf, de ander een Excel, de derde tikt het gewoon in de mail. En iemand typt het allemaal over in Reflex.
Goodtomeet bouwt een koppeling die orders uit je centrale mailbox leest en via de Order API van Reflex 3000 klaarzet. Reflex blijft staan zoals hij staat. Een losse koppeling begint bij €3.500, volledige orderverwerking kost €11.000 tot €15.000.
Het probleem
Waarom Reflex EDI dit niet oplost
EDI gaat uit van een vast bericht
De EDI-module van Reflex leest orders in die uit een EDI-pakket komen, van TIE of Walvis. Keurig geregeld, maar het veronderstelt een klant die EDI stuurt.
Je klanten mailen gewoon
Een pdf, een Excel, of drie regels in de mail zelf. Dat zijn geen EDI-berichten en die komen er dus ook niet doorheen.
Dus blijft het handwerk staan
Acht tot vijftien minuten per order, elke ochtend opnieuw. Het staat in geen enkele urenregistratie, dus niemand rekent het ooit uit.
De oplossing
Wat we dan bouwen
- De mailbox uitlezen
Outlook of Microsoft 365, ook een gedeelde postbus. De mail blijft staan waar hij staat. - De order eruit halen
Welke klant, welke artikelen, welke aantallen, welke leverdatum. Uit de bijlage of uit de tekst van de mail zelf. - Naast je eigen stamdata leggen
Klantnummers en artikelnummers uit Reflex, zodat er geen order binnenkomt op een artikel dat je niet voert. - Wegschrijven via de Order API
Reflex 3000 heeft een REST-API die orders kan aanmaken. Daar gaat hij doorheen. Aan de database van Reflex komen we niet. - Twijfel gaat naar een mens
Met de reden erbij. Er wordt nooit gegokt.
Wat het kost
Eén koppeling tussen twee systemen begint bij €3.500 en staat er in twee tot drie weken. Lees je ook vrije mail en pdf's uit, dan zit je op volledige orderverwerking: €11.000 tot €15.000.
Wij bouwen in stukken die los van elkaar draaien. Na het eerste deel staat er iets dat gebruikt wordt, en jij beslist of het volgende deel er komt.
Eerst controleren
Of het bij jullie kan, weten we vooraf
De REST-API van Reflex 3000 loopt via de Reflex Application Server, een dienst die bij jullie op de server draait. Die staat niet overal aan, en niet elk bedrijf heeft de bijbehorende module afgenomen. Drie dingen moeten kloppen:
- Reflex 3000 versie 20.3.x of nieuwer
Oudere versies kennen de API niet. - De Reflex Application Server staat aan
Inclusief de poorten die daarvoor open moeten. - De module Order API is afgenomen
Die wordt door een Reflex-consultant klaargezet, samen met je systeembeheerder.
Dat lopen we na voordat er een offerte ligt. Reflex is modulair en geen twee bedrijven draaien dezelfde samenstelling, dus dit is geen formaliteit. Klopt er iets niet, dan hoor je dat meteen. Meestal is het met een belletje naar je consultant geregeld.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Moeten we van Reflex 3000 af?
Nee. Reflex blijft staan zoals hij staat, met dezelfde modules en dezelfde inrichting. Wij bouwen de weg ernaartoe. Een draaiend ERP vervangen omdat de invoer niet deugt is de duurste oplossing voor het goedkoopste probleem.
Hebben we hier Reflex EDI voor nodig?
Nee. Reflex EDI leest orders in die als EDI-bericht binnenkomen uit een EDI-pakket, bijvoorbeeld dat van TIE of Walvis. Dat werkt goed, maar het gaat uit van een klant die EDI stuurt. Klanten die een pdf mailen of hun order in de mail tikken vallen daar buiten. Precies dat gat vullen wij.
Werkt dit met Outlook en Microsoft 365?
Ja, ook met een gedeelde postbus waar meerdere mensen in kijken. De mail blijft gewoon staan waar hij staat; wij lezen mee en verwijderen niets.
Wat als een klant zijn eigen artikelnummers gebruikt?
Dan leggen we die één keer naast jouw stamdata in Reflex. Vanaf dat moment herkent de koppeling ze. Voor een nieuwe klant is dat een kwestie van de eerste order nalopen.
Wat gebeurt er als het systeem twijfelt?
Dan gaat de order naar een mens, met de reden erbij. Er wordt nooit stilletjes gegokt. Een order die verkeerd het systeem in glipt kost je meer dan tien orders die je zelf nakijkt.
Wat kost zo'n koppeling?
Eén koppeling tussen twee systemen begint bij €3.500 en staat er in twee tot drie weken. Lees je ook vrije mail en pdf's uit, dan zit je op volledige orderverwerking: €11.000 tot €15.000.
Hoe weten jullie of het bij ons kan?
Dat controleren we vooraf, samen met je Reflex-consultant. Er zijn drie voorwaarden en die staan hierboven. Blijkt er één niet te kloppen, dan hoor je dat voordat er een offerte ligt, niet erna.
Verder
Werk je hier ook mee?
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.