Koppeling · Exact Online
Orders uit de mailbox naar Exact Online
Vaak is de webshop al gekoppeld en loopt de boekhouding vanzelf. Maar de orders die per mail binnenkomen, typt iemand nog met de hand over in Exact. Elke ochtend opnieuw.
Goodtomeet bouwt een koppeling die orders uit je mailbox leest en ze als verkooporder in Exact Online zet, via de officiële API van Exact. Een losse koppeling begint bij €3.500, volledige orderverwerking kost €11.000 tot €15.000.
Het probleem
Waar het in Exact blijft hangen
Een mail is nog geen order
Exact kent een verkooporder pas als iemand hem aanmaakt. Een pdf in de mailbox is voor Exact nog helemaal niets.
Elke klant mailt anders
De een stuurt een pdf uit zijn eigen systeem, de ander tikt drie regels in de mail. Vaak met zijn eigen artikelnummers erbij in plaats van de jouwe.
Het overtypen staat nergens
Acht tot vijftien minuten per order. Het staat in geen enkele urenregistratie, dus niemand rekent uit wat het per jaar kost.
De oplossing
Wat we dan bouwen
- De mailbox uitlezen
Outlook of Microsoft 365, ook een gedeelde postbus. De mail blijft staan waar hij staat. - De order eruit halen
Klant, artikelen, aantallen en leverdatum. Uit de bijlage of uit de tekst van de mail. - Naast je gegevens in Exact leggen
Debiteuren en artikelen komen uit Exact zelf. We halen ze op en houden ze bij, zodat we niet bij elke order opnieuw bij Exact hoeven aan te kloppen. - Als verkooporder in Exact zetten
Via de REST-API van Exact, met de klant en de orderregels erin. Meer eist Exact niet voor een verkooporder, de rest vullen we aan uit wat je bij die klant hebt staan. - Twijfel gaat naar een mens
Met de reden erbij. Een order die half klopt, gaat Exact niet in.
Wat het kost
Eén koppeling tussen twee systemen begint bij €3.500 en staat er in twee tot drie weken. Lees je ook vrije mail en pdf's uit, dan zit je op volledige orderverwerking: €11.000 tot €15.000.
Wij bouwen in stukken die los van elkaar draaien. Na het eerste deel staat er iets dat gebruikt wordt, en jij beslist of het volgende deel er komt.
Eerst kijken
Welk Exact heb je?
Exact Online bestaat in verschillende pakketten, en verkooporders zitten niet in allemaal. Dit moet kloppen voordat we iets bouwen:
- Exact Online Handel of Productie
Alleen in die pakketten bestaan verkooporders via de API. Met alleen Exact Online Boekhouden is er geen order om in te zetten. - Iemand die de koppeling goedkeurt
De koppeling krijgt toegang via een app-registratie bij Exact. Iemand van jullie met de juiste rechten keurt dat één keer goed. Je wachtwoord krijgen wij niet. - Ruimte binnen de limiet van Exact
Exact begrenst per administratie hoeveel aanroepen er per minuut en per dag mogen. Voor de orders van een mkb-bedrijf is dat meestal ruim genoeg, maar we rekenen het vooraf na.
Heb je alleen Boekhouden, dan hoor je dat voordat er een offerte ligt. Soms is overstappen naar Exact Handel de goedkoopste weg, soms past een andere aanpak beter. Dat zeggen we je ook als het betekent dat wij niets bouwen.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Werkt dit met Exact Online Boekhouden?
Niet voor orders. Verkooporders zitten via de API alleen in Exact Online Handel en Productie. Heb je alleen Boekhouden, dan kijken we eerst samen of een overstap loont of dat er een andere weg is.
Hebben jullie ons wachtwoord van Exact nodig?
Nee. De koppeling krijgt toegang via een app-registratie, die iemand van jullie één keer goedkeurt in Exact. Die toegang kun je ook weer intrekken.
We hebben al een webshopkoppeling. Kan dit ernaast?
Ja. De webshopkoppeling blijft gewoon draaien. Dit is een tweede weg naar dezelfde verkooporders in Exact, voor alles wat per mail binnenkomt.
Wat als Exact even niet bereikbaar is?
Dan blijft de order bij ons in de wachtrij staan en gaat hij erin zodra Exact weer antwoordt. Er gaat niets verloren en er komt niets dubbel in.
Wat als de koppeling een artikel niet herkent?
Dan houdt hij de order tegen en zet hem op een lijst voor de binnendienst, met erbij wat er niet klopte. Een order die half klopt, is erger dan een order die even blijft liggen.
Kunnen we zien wat de koppeling heeft gedaan?
Ja. Per mail zie je wat eruit is gehaald, welke verkooporder het in Exact is geworden, en bij een tegengehouden order waarom.
Wat kost zo'n koppeling?
Eén koppeling tussen twee systemen begint bij €3.500 en staat er in twee tot drie weken. Lees je ook vrije mail en pdf's uit, dan zit je op volledige orderverwerking: €11.000 tot €15.000.
Verder
Werk je hier ook mee?
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.