AI implementeren
AI implementeren in je bedrijf
Een proef met AI is zo gestart. Daarna begint het eigenlijke werk: zorgen dat het elke dag wordt gebruikt, dat iemand ervoor verantwoordelijk is en dat het blijft kloppen als jullie werk verandert.
AI implementeren gaat in vier stappen: voorbereiden, een pilot met één klus, koppelen aan het pakket waar jullie al in werken en beheer met een vaste eigenaar. Goodtomeet bouwt in stukken van €3.500 tot €15.000, en na elk stuk besluit jij of het volgende komt.
Voorbereiding
Ben je klaar om AI te implementeren?
Dit noemen sommigen een AI readiness-check. Het is geen toets, wel een lijstje van zes vragen. Zijn er meer dan twee die je met nee beantwoordt, dan is opruimen de eerste stap.
- Is de klus afgebakend?
Je kunt in twee zinnen zeggen wat er binnenkomt en wat eruit moet komen. - Staan de gegevens op één plek?
Een map met drie versies van hetzelfde contract geeft drie verschillende antwoorden. - Is er een eigenaar?
Eén persoon die kan zeggen: dit werkt, of dit werkt niet. Een werkgroep is daar niet geschikt voor. - Weet je wat de klus nu kost?
Het aantal minuten per keer en het aantal keren per week. Zonder dat kun je achteraf niets vergelijken. - Is er een afspraak over gegevens?
Wat er wel en niet in een AI-tool mag, op papier en bekend bij iedereen die ermee werkt. - Weten de mensen die het werk doen ervan?
Een collega die pas bij de oplevering hoort dat zijn werk verandert, haakt af.
De stappen
Van pilot naar dagelijks gebruik
1. Pilot
Eén klus, één groep, één meetpunt. Je spreekt vooraf af wat gelukt betekent, in minuten of in aantal fouten, en op welk moment je besluit of het doorgaat.
2. Koppelen
Een uitkomst die iemand moet overtypen levert weinig op. Daarom koppelen we de uitkomst aan het pakket waar jullie al in werken, zoals Exact Online, AFAS of SnelStart.
3. Twijfel naar een mens
Wat het systeem niet zeker weet, gaat met de reden erbij naar een collega. Er wordt niet stilletjes gegokt, dus een twijfelgeval zie je altijd terug.
4. Beheer
Iemand houdt bij of de uitkomsten blijven kloppen, wat het kost en wanneer een instructie moet worden aangepast. Dat vraagt weinig tijd, maar het moet wel bij iemand liggen.
Kosten
Wat het kost om AI te implementeren
Een proef met een standaardtool kost een abonnement. Laat je iets bouwen, dan werken wij in stukken van €3.500 tot €15.000. Een losse koppeling zit aan de onderkant, een volledige verwerking of een klantportaal aan de bovenkant.
Vooraf meten we wat de klus nu per jaar kost, zodat je weet of het loont. Na elk stuk beslis jij of het volgende komt.
Een voorbeeld
Drie mensen op kantoor zijn samen 20 uur per week bezig met overtypen, zoeken en narekenen. Bij €42 per uur inclusief werkgeverslasten kost dat €38.640 per jaar.
Haal je daar 70% van weg, dan scheelt dat €27.048 per jaar. Een bouw van €9.500 is dan in ruim vier maanden terugverdiend.
Eerlijk
Wanneer je het beter laat
- De klus komt een paar keer per maand voor
Dan kost het instellen meer dan het ooit oplevert. - Het proces verandert elke maand
Dan implementeer je iets wat volgend kwartaal anders gaat. Laat het proces eerst landen. - Een standaardtool doet het al
Dan is een abonnement goedkoper dan iets laten bouwen. Dat zeggen we je ook. - De gegevens kloppen niet
AI op rommelige gegevens levert sneller rommel op. Dan beginnen we met opschonen.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Hoe implementeer je AI in een bedrijf?
In vier stappen: voorbereiden, een pilot met één klus, de uitkomst koppelen aan het pakket waar jullie al in werken en beheer met een vaste eigenaar. Een tool kopen en iedereen er mee laten spelen is geen implementatie.
Wat is het verschil tussen een pilot en implementeren?
Een pilot laat zien of het werkt voor één klus. Implementeren is het moment dat het elke dag wordt gebruikt, gekoppeld is aan jullie pakket en bij iemand ligt die het beheert.
Wie moet erbij betrokken zijn?
Een eigenaar die besluit, de collega's die de klus doen en degene die het pakket beheert waar de uitkomst in terechtkomt. De directie hoeft er niet dagelijks bij te zitten.
Hoe weet ik of de implementatie geslaagd is?
Aan het meetpunt dat je vooraf hebt afgesproken: minder minuten per keer, minder fouten of meer afgehandelde aanvragen. Zonder meetpunt vooraf kun je achteraf alleen een gevoel vergelijken.
Wat als de AI een fout maakt?
Alles wat het systeem niet zeker weet, gaat met de reden erbij naar een collega. Verder kijkt iemand met steekproeven of de uitkomsten blijven kloppen.
Moeten we ons pakket vervangen?
Meestal niet. Het grootste deel zit in koppelingen met systemen die je al hebt, zoals Exact Online, AFAS of SnelStart.
Wat kost AI implementeren?
Een proef met een standaardtool kost een abonnement. Laten bouwen kost bij ons €3.500 tot €15.000 per stuk, afhankelijk van wat er gekoppeld moet worden. Vooraf meten we wat de klus nu per jaar kost.
Verder
Lees ook
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.
Bekijk wat AI voor jou kan doen
Een half uur met Marc over hoe het werk bij jullie loopt. Je gaat weg met een eerlijk antwoord en een eerste idee van wat het oplevert. Zonder voorbereiding, zonder verplichting.
Marc de MunnikOprichter van Goodtomeet