Onderhoud en service
Onderhoudscontract software
Een contract is een belofte met een datum eraan. Zolang die datum in een map staat, is het een kwestie van tijd voordat er een wordt gemist.
Goodtomeet bouwt software op maat voor onderhoudscontracten: contractbeheer, werkorders die vanzelf ontstaan en geschiedenis per installatie. Tussen €7.500 en €11.000.
Het probleem
Waarom het misgaat met contracten
De beurt staat in iemands agenda
Werkt prima tot die persoon met vakantie is. Een gemiste beurt merk je pas bij een storing, en dan ben je het gesprek al kwijt.
Niemand weet wat er hangt
Bij aankomst blijkt het type anders dan verwacht, of is er vorig jaar iets vervangen dat nergens staat.
Verlengen gaat op gevoel
Welke contracten lopen af, welke zijn verlieslatend, en bij welke klant is er dit jaar vier keer een storing geweest.
De oplossing
Wat we dan bouwen
- Contractbeheer
Wat er is afgesproken, wat eronder valt en wanneer de volgende beurt is. - Werkorders die vanzelf ontstaan
De beurt komt op de planning zonder dat iemand eraan hoeft te denken. - Geschiedenis per installatie
Wat er hangt, wat er is vervangen en wat er de vorige keer aan de hand was.
Wat het kost
Contractbeheer met automatische werkorders ligt tussen €7.500 en €11.000, afhankelijk van hoeveel soorten contracten je hebt.
Wij bouwen in stukken die los van elkaar draaien. Na het eerste deel staat er iets dat gebruikt wordt, en jij beslist of het volgende deel er komt.
Per contract
Wat er in het systeem komt te staan
Een contract in een map is een pdf met een handtekening. In software wordt het een lijst afspraken waar de planning, de monteur en de factuur op draaien. Per contract leggen we dit vast:
- De installaties per adres
Merk, type, bouwjaar en waar het in het pand hangt. De monteur weet wat hij aantreft voordat hij aanbelt. - Hoe vaak er een beurt is
Eén keer per jaar, twee keer, of na een aantal draaiuren. De volgende beurt rekent het systeem zelf uit. - Wat eronder valt
Arbeid, voorrijkosten, onderdelen, of een deel daarvan. Dan weet de monteur ter plekke wat hij apart moet schrijven. - De responstijd bij storing
Binnen vier uur, de volgende werkdag, of geen afspraak. Een storing bij een klant met vier uur gaat voor. - Looptijd, prijs en indexering
Wanneer het contract afloopt, wat het kost en met hoeveel procent het elk jaar omhooggaat.
Keuringen
Termijnen die niet mogen verlopen
Een deel van het onderhoud is geen keuze. Een lekcontrole onder de F-gassenverordening of een NEN 3140-inspectie van de elektrische installatie heeft een vaste termijn. Verloopt die, dan heeft je klant een probleem, en jij ook.
Die termijnen staan in het systeem naast de gewone beurten. Een keuring die over zes weken verloopt en nog niet is ingepland, staat bovenaan. Na de keuring hangt het rapport aan de installatie, dus bij een controle heb je het meteen bij de hand.
Eerst meten
Waarom we niet meteen beginnen
Wij lopen eerst een tijd mee op de plek waar het werk gebeurt, en leggen vast wie wat doet, hoe vaak en hoeveel minuten. Daar rolt uit wat het huidige proces per jaar kost. Pas daarna weten we of bouwen zich terugverdient, en tegen welke prijs.
Blijkt uit de getallen dat het zich niet terugverdient, of dat je met een bestaand pakket beter af bent, dan zeggen we dat. Dat is ook een uitkomst waar je iets aan hebt.
Andere vraag
Zoek je een onderhoudscontract voor software?
Dan zoek je afspraken over het onderhoud van software die al draait, en dat is iets anders dan deze pagina. Onderhoud, beveiligingsupdates en support kosten in deze markt 15 tot 25% van de bouwsom per jaar, en hosting in Nederland kost €150 tot €300 per maand.
Voor de software die wij bouwen heet dat doorbouwen: hosting, beveiliging, support en ruimte voor nieuwe functies in één afspraak, maandelijks opzegbaar.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Wat kost software voor onderhoudscontracten?
Contractbeheer met automatische werkorders ligt tussen €7.500 en €11.000, afhankelijk van hoeveel soorten contracten je hebt.
Hoe voorkom je een gemiste onderhoudsbeurt?
De beurt komt automatisch op de planning zodra hij aan de beurt is. Zolang die datum in een map of iemands agenda staat, is het een kwestie van tijd voordat er een wordt gemist.
Kan de klant zijn eigen contract inzien?
Ja, via een klantportaal met eigen inlog. De klant ziet zijn installaties, beurten en facturen, en belt daar dus niet meer over.
Kunnen we zien welke contracten verlieslatend zijn?
Ja, zodra de uren per contract worden geregistreerd. Dan zie je bij welke klant vier keer een storing was terwijl er één beurt in het contract zit.
Krijgen we een seintje als een contract afloopt?
Ja. Aflopende contracten komen op tijd in beeld, zodat verlengen een gesprek wordt in plaats van een verrassing.
Kan het systeem ook wettelijke keuringen bijhouden?
Ja. Keuringen met een vaste termijn, zoals de lekcontrole onder de F-gassenverordening of een NEN 3140-inspectie, staan naast de gewone beurten. Een keuring die binnenkort verloopt en nog niet gepland is, zie je bovenaan.
Kunnen we onze contracten uit Excel overnemen?
Ja, ook als ze over meerdere bestanden verspreid staan. We lezen je huidige lijst in. Wat niet klopt of ontbreekt, krijg je terug als lijstje om na te lopen, voordat er iets live gaat.
Hoe worden de contracten gefactureerd?
Per jaar, per kwartaal of per maand, met de indexering erin. De factuurregels gaan rechtstreeks naar het boekhoudpakket dat je al hebt. Overtypen is niet nodig.
Verder
Werk je hier ook mee?
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.