Starten met AI
Starten met AI in je bedrijf
Je hoeft niet te weten wat AI allemaal kan om te beginnen. Je hebt één klus nodig die elke week terugkomt, de collega die hem doet en een afspraak over wat er wel en niet in een AI-tool mag. De rest volgt uit de eerste proef.
Beginnen met AI gaat het best met één werkproces dat vaak voorkomt en steeds ongeveer hetzelfde gaat. Probeer het uit met de mensen die het werk doen, tel vooraf en achteraf hoeveel minuten het kost en breid pas daarna uit. Goodtomeet helpt daarbij, maar de eerste stappen kun je zelf zetten.
Ik wil met AI beginnen
Zes stappen om te starten met AI
De volgorde doet ertoe. Wie met een tool begint, zoekt daarna een probleem dat erbij past. Wie met een klus begint, vindt de tool snel genoeg.
Schrijf vijf klussen op
Vraag het team welke klussen elke week terugkomen en steeds opnieuw tijd kosten: aanvragen beantwoorden die op elkaar lijken, gegevens uit een pdf overtypen, notulen maken, een offerte opmaken, een planning bijwerken. Laat ook de collega's op de werkvloer meepraten, want de directie ziet meestal maar de helft.
met het hele teamKies er één
Neem de klus die vaak voorkomt, steeds ongeveer hetzelfde gaat en waar een fout niet meteen een klant kost. Een klus die twee keer per maand voorkomt is geen goed begin. Een klus waar elke keer een ander besluit bij hoort ook niet.
één klusSpreek af wat er niet in mag
Klantgegevens, personeelsdossiers en prijsafspraken horen niet zomaar in een openbare chatbot. Schrijf op wat wel mag, wat niet en wie je het vraagt bij twijfel. Een halve pagina is genoeg. Lees in de voorwaarden van de tool of jouw invoer wordt gebruikt om het model te trainen.
een halve paginaProbeer het met wie de klus kent
Laat de collega die de klus elke week doet de eerste uitkomsten beoordelen. Die ziet meteen wat klopt en wat net niet. Een proef die alleen door de enthousiaste collega wordt gedaan, zegt weinig over hoe het in het echt gaat.
de proefMeet wat het scheelt
Tel vooraf hoeveel minuten de klus kost en hoe vaak hij voorkomt, en tel na de proef opnieuw. Reken om naar uren per jaar en naar euro's, bijvoorbeeld met de rekenhulp. Zonder die twee getallen blijft het een gevoel.
minuten en euro'sBreid uit of stop
Scheelt het genoeg, dan komt de volgende klus aan de beurt of koppel je de eerste aan het pakket waar je al in werkt. Scheelt het weinig, dan weet je dat nu voor weinig geld. Stoppen na een proef is ook een resultaat.
het besluitVoorbeelden
Waar bedrijven meestal mee beginnen
- Mail en aanvragen beantwoorden
Een AI-assistent leest de mail, zoekt het antwoord in jullie eigen gegevens en zet een concept klaar. Een collega leest het na en verstuurt het. - Documenten doorzoeken
Wat is de opzegtermijn in dit contract? In welke offerte stond die korting? Je stelt de vraag in gewone taal en krijgt het antwoord met de bron erbij. - Vergaderingen en gesprekken samenvatten
Afspraken en actiepunten staan na het overleg op papier. Iemand kijkt ze na voordat ze rondgaan. - Teksten opstellen
Offertes, vacatures, productbeschrijvingen, antwoorden op veelgestelde vragen. De eerste versie is er sneller, het laatste woord blijft bij jou. - Gegevens uit mail of pdf overnemen
Een aanvraag of bestelling komt in elke vorm binnen. AI leest hem en zet de gegevens klaar in je pakket. Twijfelgevallen gaan met de reden erbij naar een collega. Meer daarover staat bij bedrijfsprocessen automatiseren.
Welke klus bij jullie bovenaan hoort, laten de uren zien.
Eerlijk
Wat je bij de start beter laat
- Beginnen met het grootste project
Een groot traject vraagt veel mensen die tegelijk iets anders gaan doen. Een proef met één klus kost weinig en leert je veel. - Een tool voor het hele bedrijf kiezen
Kies pas een bedrijfsbrede tool als twee of drie klussen hebben laten zien wat je eraan hebt. - Zonder afspraken beginnen
Als niemand weet wat erin mag, doet iedereen wat hij zelf het handigst vindt. Dat merk je pas als er iets uitlekt. - Bouwen op rommelige gegevens
AI kan niet goed antwoorden uit een map met drie versies van hetzelfde contract. Ruim eerst op wat de proef nodig heeft.
Gratis
Voor bedrijven die willen starten met AI is er het AI lab
Medewerkers melden in een paar zinnen wat hun onnodig tijd kost, collega's tikken op Herkenbaar en het lab rekent uit wat het per jaar kost. Zo heb je de lijst uit stap 1 en de cijfers voor stap 5.
- Gratis voor je bedrijf, zonder licentie
- Werkt op de telefoon, zonder wachtwoord
- Overzicht voor de directie in uren en euro's per jaar
Hulp
Zelf beginnen of hulp vragen?
Allebei kan. Waar je grens ligt, hangt af van wat de klus nodig heeft.
Dit kun je zelf
Je gebruikt een bestaande tool zoals ChatGPT, Claude of Copilot, de klus is klein en er hoeft niets met je pakket te worden gekoppeld. Dan kom je een heel eind alleen.
Hier heb je een bouwer bij nodig
De antwoorden moeten uit jullie eigen gegevens komen, er is een koppeling nodig met Exact Online, AFAS of SnelStart, of de gegevens mogen het pand niet uit. Dan moet iemand het ook bouwen.
Vragen
Wat mensen ons vragen
Hoe begin ik met AI in mijn bedrijf?
Kies één klus die elke week terugkomt, probeer die met de collega die hem doet, spreek vooraf af wat er niet in een AI-tool mag en meet wat het scheelt. Pas als dat laat zien dat het loont, breid je uit.
Wat heb ik nodig om met AI te starten?
Een klus, een account bij een AI-tool, een halve pagina met afspraken over gegevens en een collega die de klus kent. Een eigen ICT-afdeling of een datawetenschapper heb je er niet voor nodig.
Wat kost het om met AI te beginnen?
Een standaardtool is een abonnement per gebruiker, de actuele prijs staat bij de leverancier. Het AI lab van Goodtomeet is gratis. Laat je iets bouwen, dan werken we in stukken vanaf €3.500. De prijzen staan op wat maatwerk software kost.
Is het veilig om bedrijfsgegevens in AI te gebruiken?
Dat hangt af van de tool en de instellingen. Lees in de voorwaarden of je invoer wordt gebruikt om het model te trainen, kies bij voorkeur een zakelijk abonnement en houd klantgegevens erbuiten tot er een afspraak ligt. Mogen de gegevens het pand niet uit, dan bouwen we iets dat alleen voor jullie bestaat, zie AI maatwerk.
Moeten mijn medewerkers een cursus volgen?
Meestal werkt een korte uitleg door iemand die de klus kent beter dan een algemene cursus. Wij doen dat met jullie eigen voorbeelden, zie AI inspiratie. Wat iedereen wel moet weten, is wat er wel en niet in een AI-tool mag.
Voor welke klussen is AI de moeite niet waard?
Voor klussen die maar een paar keer per maand voorkomen en voor processen die elke maand veranderen. Dan kost het instellen meer dan het oplevert. Dat zeggen we je ook.
Verder
Lees ook
Deze onderwerpen komen vaak in hetzelfde gesprek voorbij.
Bekijk wat AI voor jou kan doen
Een half uur met Marc over hoe het werk bij jullie loopt. Je gaat weg met een eerlijk antwoord en een eerste idee van wat het oplevert. Zonder voorbereiding, zonder verplichting.
Marc de MunnikOprichter van Goodtomeet